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本連載最終回となる本稿では、これまでの各回で解説してきた、任期管理、定款管理、株主管理(以下、【第1回】で定義したとおり「登記管理」という)について、その実践方法の総まとめを以下の3ステージに分けて振り返る。
最終的にステージ③に達すれば、登記管理としての体制づくりが完成していることになる。

前回解説した株主名簿整備に着手した結果、あいまいな情報や、連絡が取れない株主の存在に気づいた読者がいるのではないだろうか。
今後の株主管理の見直しにあたって、「①会社と株主が接触する頻度」と「②株主に関する資料の保管方法」の観点は欠かせない。
本稿では、この2つのポイントについて解説する。
まず①会社と株主が接触する頻度についてみていこう。

2017年8月に開始された東京国税局による税務調査の過程において、ORSCの事業所において、協力会社に対する架空又は水増し発注がなされた疑いがある等の指摘を受けたため、OSJBは、10月12日に社内調査委員会を設置し、国税局による指摘事項の事実解明のために調査に着手した。

自社の株主管理を本格的に見直したいと考えている読者は、株主名簿整備のための下記3ステップに着手してみよう。これらのステップを実践することにより、自社の株主をどの程度管理できているかを把握し、今後の株主管理の体制づくりのベースを築くことができる。
《株主名簿整備のための3ステップ》
ステップ①:株主情報に関する資料を集める
ステップ②:株主名簿の記載事項に当てはめる
ステップ③:株主全員と連絡が取れるかを確認する
それでは各ステップを詳しくみていこう。

本稿では、【第2回】でその必要性を説明した「会社主導で中長期的に管理し続けられる体制づくり」の一環として、「株主管理」をテーマに解説する。
本稿の目的は、会社の実務担当者が、自社の株主情報の管理方法をいま一度振り返り、今後の事業活動をより盤石に支えるためのきっかけづくりである。

本稿では、定款変更に関する株主総会の決議内容の反映に漏れがない定款、すなわち、「万全な定款」として管理し続けるための実践方法について解説する。
株主総会議事録や定款は会社主導で管理するものであり、中長期的な視点で管理する仕組みがなければ、将来にわたって「万全な定款」として管理することは難しい。
もし社内にこれらを管理する仕組みがなければ、本稿を通じて、体系的に管理する仕組みづくりに着手するきっかけにしてもらいたい。

本稿では、第2回でその必要性を説明したの会社主導で中長期的に管理し続けられる体制づくりの一環として、定款を中心とした「議事録管理」をテーマに解説する。
定款や議事録等を管理するうえで何か工夫している点はあるだろうか。今後、管理体制を見直していきたい意向の読者であれば、本稿を通じて、定款・議事録管理の仕組みづくりに関する秘訣をぜひ知ってもらいたい。

事業活動の実態がないにもかかわらず登記記録が存在している会社(以下、「休眠会社」という)を対象として、登記所側が解散したものとみなす登記を入れることによって、事業活動の実態のある会社とそうではない会社が登記記録上整理されるという目的がある。
もっとも事業活動を行っているか否かを個別具体的に判断するのは困難である。そこで、最後の登記手続から12年間を経過しているかをもって事業活動の実態の有無が形式的に判断される。

本稿では、任期管理とその役員変更の登記手続に携わる実務担当者が、本連載【第2回】で紹介した「会社主導で中長期的に管理し続けられる体制づくり」を実現するための実際の手順を解説する。
まず、役員の任期到来の時期を特定し、役員変更の登記手続をするための前段階として、自社の役員の任期管理の状態を認識しよう。

基準日制度とは、その日時点の株主名簿上の株主を、後日における権利行使ができる者として定めものである(会社法第124条第1項)。
上場会社では株式が広く流通し、頻繁に譲渡が行われるため、定時株主総会に先立ち、一定の日を基準日として、定時株主総会で議決権を行使できる者や剰余金の配当を受領する者を確定する必要がある。上記の規定例のとおり、決算期が基準日であることが多い。
また、中小企業では株主の変動こそ少ないが、上記の規定例のとおり、決算期が基準日である定款が広く浸透している。

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