改正電子帳簿保存法と企業実務
【第５回】
「国税関係帳簿書類のデータ保存の承認申請（３）」
税理士 袖山 喜久造
前回は、国税関係帳簿書類に係るデータ保存の申請の方法について解説した。今回は、電子帳簿保存法（以下、「電帳法」）の要件に基づいた国税関係帳簿書類の保存にあたっての問題点と解決策及び税務調査対策、そしてこれら国税関係帳簿書類の承認申請にあたっての留意事項、申請方法について解説する。
１ 帳簿書類のデータ保存にあたっての問題点
業務システムや会計システムは、利用システムのサポート期間やライセンスの関係で、法定保存期間の間、同じシステムにおいてデータを見られる状況にするにはコストパフォーマンス上、困難な状況にあることが多く、保存媒体についても、通常業務で使用しているシステム内のサーバに７年間以上保存することは現実的ではない。
国税関係帳簿書類に係るデータの保存媒体については、ファイルサーバ、Webサーバをはじめ、CDやDVDといった光ディスクや磁気テープなど様々な保存媒体が考えられるが、電帳法では、このような保存媒体についての規定は無く、保存義務者の任意の選択に委ねられている。
いずれの媒体に保存することとしても、保存義務者は、その媒体の管理手続等を事務処理規程において明確にするとともに、管理責任者を定めるなどにより記録媒体が紛失、消失しないように一定の措置を行い、適切に管理・保管しなければならない。
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