常識としてのビジネス法律
【第３回】
「ビジネスと文書（その３）」
弁護士 矢野 千秋
１ 往復文書（信書）を発信するときのポイント
（１） 信書とは
信書とは、特定人から特定人に宛てて意思を伝達する文書である｡伝達されるべき意思は公生活に関すると私生活に関するとを問わない｡また、郵便に付したものに限らず､発信人･受信人は自然人､法人､その他の団体等を問わない｡
（２） 名宛人の表示の仕方
名宛人は、横書きなら文頭､縦書きなら文末が普通である｡
会社としていずれかに統一して置く方が整理･管理がしやすい。
内容証明郵便などはインパクトを強めるために縦書きが多く、その他取引文書は横書きが多い。横書きなら冒頭部分に４Ｗ（名宛人、発信人、年月日、件名）が来るため、カバーページを見ただけでほぼ文書自体を特定できるからである。取引文書に４Ｗが重要であるということは、逆に重要な４Ｗが特定されれば、ほぼその文書が特定されることを意味する。
例えば「株式会社東西物産 取締役営業本部長甲野太郎様」のように、氏名･肩書を正確に記載する｡特に肩書は変化するので､データベースを常に最新のものにしておくことが必要である。肩書きの誤りは、相手方担当者に対して極めて失礼に当たる。
また、氏名は上記の「甲野太郎」のように、フルネームでデータに入れておくべきである。
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