企業における 『マイナンバー導入プロジェクト』の 始め方＆進め方 【第２回】 「構成メンバー各人が所属する部署の役割と対応内容を把握する」 仰星監査法人 公認会計士 岡田 健司 本連載の第１回目となる前回では、「企業内の“旗振り役”となる構成メンバーを集める」と題し、マイナンバー制度の影響が大きいと思われる企業においては早期にプロジェクトを発足させ実務対応を進める必要性が相対的に高いことを述べるとともに、そのプロジェクトへの参画が必要と考えられる部署をピックアップした。そして、このプロジェクト化に当たっては、企業において“旗振り役”となる存在が重要であることについて、筆者なりに問いかけを行った。 第２回となる本稿では、第１回で取り上げた各部署がどのような役割をもち、具体的にどのような対応を求められるかを詳しく検証したい。 つまり、各部署から選ばれたプロジェクトの構成メンバーは、自然と自身が所属する部署の役割と求められる対応に関する管理責任者となるであろうから、対応すべき事項について詳しく把握し、他の構成メンバー及び関係部署と連携をとらなければならない。 １ 各部署の役割と求められる対応 （１） 『人事部』の役割と対応内容 人事部では主に、従業員（パート、アルバイト等を含む）及びその扶養家族、社会保険労務士などのマイナンバーを取り扱うことになる。 企業が取り扱うマイナンバーの中心が企業の従業員であると考えると、最も中心的な部署であるといえる。 つまり、従業員が入社して退社するまでの間、マイナンバーを使った事務は数多くあり（※１）、多数の従業員のマイナンバーの取得、利用、提供、保管、廃棄等に係る業務の見直しを行うことを考えると、他部署と比較して実務的にも負荷の大きい部署であるといえる。 （※１） 例えば、入社時における各種保険の資格取得届、標準報酬月額算定のための届出、賞与支払時の報告、源泉徴収、年末調整と給与支払報告、退職時における退職所得の支払報告などである。 したがって、マイナンバーの導入プロジェクトは、人事部が中心となって進めるのが最も実務的であると考えられる。 また、給与計算業務を外部に委託しているような場合には、当該委託先が、番号法が求める適当な水準で安全管理措置等を講じているか、適切に監督する責任を負うことになる。あるいは、逆に企業で子会社の人事・給与業務を請け負っている場合、またはフランチャイズ契約によってフランチャイジーの給与業務の一部を請け負っているような場合には、マイナンバーの取扱い範囲はさらに拡大することになる。この場合は、マイナンバーの取扱いの委託を受けたものとして、委託者に対して適切に管理を行っている旨等を定期的に報告する責任をも負うことになる。 そして、取り扱うマイナンバーが多数あることに連動して、多くの個人番号関係事務を取り扱うことになる。そこで、日々の個人番号関係事務が番号法及びガイドライン等に則って適切に行われるよう、番号法が施行されて以降も安定的な運用を維持する責任を有することになる。 なお、人事部は企業によっては独立した部署ではなく、後述する総務部において兼務されていることも多いと思われる。そのような場合は、上記「人事部」と記載のある箇所については、必要に応じ「総務部」と読み替えていただきたい。 （２） 『法務部』の役割と対応内容 法務部では主に、弁護士、弁理士などのマイナンバーを取り扱うことになる。 番号法及びガイドライン等には、「××しなければならない。」「・・・してはならない。」とする規定が多く、以前の連載から繰り返し述べてきたとおり、番号法違反に対しては企業あるいは従事する従業員に対して厳しい罰則が科される可能性があることから、これまで以上に情報保護あるいは法令遵守の体制を強化する必要性は高い。 そこで、法務部においては、番号法及びガイドライン等に則って、適切に情報保護あるいは法令遵守（※２）を行いうる体制を整備するよう、企業全体に対して働きかけを行うことが求められる。 （※２） この意味合いはかなり広範である。個人番号を含む特定個人情報を、企業として適切に入手し、必要な範囲で利用あるいは提供し、不要となったタイミングで適時に廃棄等を行っているか、という非常に広範な意味での情報保護あるいは法令遵守である。 また、番号法の施行に伴い、各部署においては契約書等の様式等を見直しすることが必要となるが（※３）、これらの契約書等の内容が番号法等に照らして適切なものであるかどうか法的観点からチェックすることも必要になると思われる。 （※３） 例えば、給与計算を外部にアウトソーシングしているような場合には、当該業務委託契約においてマイナンバーの取扱いについて改めて規定することが求められる。 また、企業はマイナンバーの管理全般的に適切に行っていることの説明責任を課されることになることから、これらの説明責任を果たすべく、改めて全社的な特定個人情報の管理体制の構築を図るとともに、情報セキュリティポリシー等の見直しを行う必要がある。さらに、場合によっては、特定個人情報保護委員会からの命令等あるいは検査への対応も求められる。 なお、法務部は企業によっては独立した部署ではなく、後述する総務部において兼務されていることも多いと思われる。そのような場合は、必要に応じ、上記「法務部」と記載のある箇所については、「総務部」と読み替えていただきたい。 （３） 『総務部』の役割と対応内容 総務部は主に、企業が賃借する不動産の地主あるいは賃貸人、株主（※４）、産業医などのマイナンバーを取り扱うことになる。 （※４） 上場会社等においては、株主名簿管理人を設置し株主管理を信託銀行等に委託しているケースが多いと思われる。このような場合には、基本的に、企業において株主のマイナンバーを取り扱うことはない。株主名簿管理人を置いておらず、多数の株主を有する企業が毎年配当を行っているようなケースでは、できるだけ早く株主からマイナンバーを入手する方法の検討が望まれるところである。 総務部では各種契約の事務を取り扱うことが多いと考えられる。そこで、マイナンバーが関連する契約（※５）については、人事部あるいは法務部等などの部署と適宜連携して、契約書の文言の見直し、契約事務フローの見直しを行う役割を担っているといえる。 （※５） 地主との不動産賃貸借契約、定期借地権設定契約、個人の産業医等への業務委託契約などである。 また、総務部が関係するマイナンバーは企業規模（体系）や業種によっては多数にのぼる可能性がある。全国に支店拠点展開を図っているような企業では、不動産の賃借に関する契約が多いと思われ、地主や賃貸人も多く存在する可能性がある。また、ゴルフ場を運営する非上場の会社でいわゆる株主制を採用しているような場合にも相当数の株主が存在する可能性がある。 このように、総務部は先の人事部とは異なり、企業外部の者のマイナンバーを取り扱わなければならないという意味で、人事部とは異なる重要な役割を担っているといえる。 （４） 『経理部（あるいは財務部）』の役割と対応内容 経理部（財務部）は主に、公認会計士、税理士などのマイナンバーを取り扱うことになる。 本稿執筆時点では、法人税等の税目の申告や各種届出において、どの様式が番号法の施行に伴い修正されることになるか未定であるが、これらの申告書や届出書等のいずれかで個人番号を記載しなければならないことは間違いないことから、これらの個人番号関係事務が適切に行えるように準備する役割を担っている。 また、企業によっては法人税や消費税等の申告書等の作成や申告を外部の税理士に委託していることも考えられるが、委託契約に含まれる申告書等の作成や申告において個人番号を記載・利用しなければならない場合には、当該税理士が適切にマイナンバーを取り扱っているかどうかについて監督する責任を負うことになる。 （５） 『情報システム部』の役割と対応内容 もし、情報システムの構築等にあたって、個人のプログラマーなどにその一部の業務委託を行っているような場合には、当該個人のマイナンバーを取り扱うことになる。 また、番号法の施行に伴い多くの会社では自社の情報システム（ソフトウェアを含む）のバージョン・アップ、あるいはシステム改修が必要になると考えられるが、システム改修が必要な場合（※６）には、利用部門（ユーザー部門）（※７）の意見や要望を踏まえて、早期にシステム上の仕様を検討するとともに、システム設計に取り掛からなければならない。 （※６） 例えば、人事管理システム、給与計算システムを自社製作しているような場合である。 （※７） 上記の例でいえば、人事部、総務部などである。 マイナンバーの管理にはさまざまな制約（※８）があることから、情報システムの設計あるいは情報システムによって実現される機能がこれらの制約に応えたものであるか、平成28年１月の運用開始までに十分なテスト期間をもって検証をしなければならない。 （※８） 不要な個人番号は入手してはならない、不要になった個人番号は法定の保管年限を経過した場合には早々に破棄・削除しなければならない、個人番号関係事務と関係のない事務ではマイナンバーが表示されてはならない、あるいはマイナンバーが記載された状態で帳票を出力してはならないなどである。 （６） 『内部監査室』の役割と対応内容 もし、内部監査の業務の一部を公認会計士等に委託しているような場合には、当該公認会計士等のマイナンバーを取り扱うことになる。 また、内部監査室が担う大きな役割は、第三者の立場で客観的に自社の番号法等の遵守状況についてモニタリング（監視・監査）し、不適切な点、あるいは対応として不十分な点がある場合には当該プロジェクトのマネジメント等に適時にフィードバックしなければならないという点である。 さらに、企業が上場会社である場合には、いわゆる内部統制評価報告制度において自社の業務プロセス等の有効性について評価する責任があるが、番号法等の遵守状況はいわゆる全社統制とも関連すると考えられるし、特に人件費等が重要な勘定科目であるような場合には人件費等に至る業務プロセス全体が評価対象になると考えられる。 そこで、財務報告に係る内部統制の評価部門と事前に十分に打ち合わせを行い、いわゆる業務プロセスの３点セットの見直しが必要な箇所はないか、整備手続や運用手続の見直しが必要なものはないかなどについて、検討することが求められる。場合によっては、早々に独立監査人と協議しておくことも有効であると考えられる。 （７） その他想定される部署の役割と対応内容 企業によっては、「経営管理部」「支店管理部」などの部署を設け、それぞれ子会社あるいは支店を管理する業務を担っていることも考えられる。このような場合には、子会社や支店が適切に番号法等への対応を進めているか、仮に子会社や支店においてマイナンバーを入手し本人確認のうえ保管させるとした場合、どのような手順で実施させるかといった指導も必要になると思われる。 また、前回記載したとおり、日常的に顧客の個人情報を取り扱ったり、個人顧客の情報をシステム登録しているような場合には、「営業部」に対する教育が極めて重要になると考えられる。不用意に個人番号の記録を取ったり、個人番号カードの控えを取ったりすることがないよう（※９）、これらの点を組織全般にわたって周知徹底する必要がある。 （※９） 場合によってはこれらが法令違反と判断され、罰則が科される可能性もある。 ２ 構成メンバーがまず着手すべきこと このようにみてくると、各部署で取り組むべき事項は意外に多く、また、各部署が担っている個々の役割は、プロジェクト全体にとって必要不可欠であり、重要な意味を持っていることがわかるのではないだろうか。 つまり、よくマイナンバーへの対応に関し誤解されることであるが、人事部や総務部に偏った対応だけでは、番号法やガイドライン等が求める水準での管理は難しいのである。 そこで、各部署から集まったプロジェクトの構成メンバーが中心となり、それぞれが所属する部署が担う役割と対応内容について、適切に業務の棚卸をすることが重要であるといえる。 本来はこれら業務の棚卸を行ってからプロジェクトを組成することが望ましいともいえるが、この棚卸の結果によっては、プロジェクトの参加メンバーを新たに見直すといった柔軟な対応も必要であろう。 とにかく重要なことは、できるだけ早くプロジェクトを発足させ、一日でも早くこの作業に着手するということである。 ３ 本稿のまとめ 第２回となる本稿では、第１回で取り上げた各部署のそれぞれの役割について解説することを通じ、企業として対処すべき事項を整理し、改めて全社的に『マイナンバー導入プロジェクト』を進める必要性について再確認した。 本連載の最終回となる次回は、これまでの解説を受け、具体的に企業全体としてどのようにプロジェクトを進めていくべきかについてまとめてみたい。 （了）
〈ＩＴ会計士が教える〉 『情報システム』導入のヒント （！） 【第５回】 「システムの選定は自分に合った服を選ぶように」 公認会計士 坂尾 栄治 はじめに ～そのシステムの導入目的は明確か？～ 企業はどのような時、システムの導入や更改（いわゆる再構築）を検討するだろうか。 中堅企業が、今使っている会計システムを新しい別の会計システムに更改する場合を考えてみよう。 ハードウエアやソフトウエアの保守が切れる場合には、システムの更改を考えるだろう。ハードウエアが故障したときにメーカーのサポートが受けられないとなると、企業にとっては一大事であるが、これはソフトウエアについても同様で、システム更改を真剣に考える最も典型的なケースと考えられる。 あるいは、新たに適用される制度に対応するためにシステムを更改しようと考える場合もあるだろう。少し前には、IFRSに対応するためにシステムの更改を検討した企業が数多くあったと記憶している。 このように、ハードウエアやソフトウエアの保守切れや新制度対応のためのシステムの導入・更改をする場合には、その目的が明確であるため、方向性が大きくぶれることはあまりない（ただし、「せっかくなのでこの機会に他の目的も達成しよう」などと考え始めると、とたんに方向性がぶれるのだが）。 一方、「効率化をしたい」「経営管理のレベルを向上したい」といった目的で会計システムの更改を考える場合には、注意が必要である。 この「効率化」や「管理レベルの向上」といったものは、一見、目的のように見えるが、実はその根っこにある『明確な目的』が見えない、非常に漠とした状態なのである。 そして「目的が非常に漠とした状態」でシステムの導入を検討するのは危険であり、さらにその状態でパッケージシステムの選択を行うことは、その危険性をより高めることになる。 以下ではその理由について説明したい。 ▼パッケージシステムは既製品のシャツ▼ もし、システムを一から自社開発するのであれば、作り始めてからでもある程度の方向転換は可能かもしれない。しかし、カスタマイズができない市販のパッケージを前提とする場合には、方向転換できる幅は大幅に狭まり、導入作業が進むに従って、方向転換はより難しいものになっていく。 市販のパッケージシステムは、いうなれば、既製品のシャツのようなものと考えればよい。 例えば、首周り40センチ、袖丈82センチの人が既製品のシャツを買いに行ったとする。既製品なので首周りと袖丈の組み合わせが決まっており、首周りが40センチのシャツは袖丈が84センチのものしかないとする。この場合、首周りを40センチより小さくすると苦しくて着ることができないので、袖丈が理想より２センチ長いが我慢する（譲歩する）ことになる。このようにシャツの場合には簡単な直しができないため、そのままを受け入れ、「我慢できる部分」（袖丈２センチ部分）を我慢する。 市販のパッケージシステムを導入する場合も同様である。 つまり、「自社が譲れないところ」（目的）を明確にし、その「譲れないところ」を満たすパッケージを選ばなければならない。 ▼カスタマイズできるパッケージは既製品のズボン▼ これに対して、カスタマイズができるパッケージは、既製品のズボンと似ている。 既製品のズボンは、前提としてウエストサイズの合ったものを選ぶのが一般的であり、ウエストを測らずにズボンを購入するようなことはしないであろう。ウエストを直そうとすると大手術となり、相当なコストがかかるためである。 このように既製品のズボンを買うとき、よほどのことがない限りウエストは直さない。 ただし「裾上げ」は、当たり前のように行われている。 したがって人は既製品のズボンを買うとき、ウエストのサイズは気にするが、裾は気にしなくてよい。 カスタマイズを前提としたパッケージも同様である。 パッケージの根幹（目的）に関わる部分、ズボンで言えばウエストの部分は変更できないが、裾に当たる部分、例えば入力画面やレポートといったものは、カスタマイズすることを前提としており、カスタマイズしやすい作りとなっている。 このようなパッケージを導入する場合でも、やはりパッケージの根幹に関わる部分（いわゆるウエスト部分）が自社の要求とズレていると、そのズレを合わせるためには大手術が必要となる。 そのため、入力画面やレポートについての多少のズレは後で直せばよいのであまり気にしなくてよいが、その根幹（目的）についてはズレがないように注意しなければならない。 ▼システム導入の『目的』は時間をかけて考える▼ システムの導入や更改にはなんらかの目的があり、その目的を達成するために、既製品のシャツのように、その目的に根幹がフィットしたシステム、あるいは既製品のズボンのように、完全にはフィットしていないがその目的に合わせて修正可能なシステムを選ぶ必要がある。 当然ながらその前提として目的を明確にする必要があるのだが、よく言われるような「効率化」とか「管理レベルの向上」といったものでは、冒頭に述べたとおり、明確化されたとはいえない。 つまり、効率化といっても、膨大な量の手作業をシステム化することを指しているのか、毎夜行われる長時間のバッチ処理の効率化を指しているのか、はたまた効率化と言いながら決算の早期化を指しているのかを明らかにしなければならない。そしてその場合に必要とされる機能、非機能を明らかにしなければ、本当に適合したシステムを選ぶことはできない。 管理レベルの高度化についても同様である。そもそもどのような目的で何を管理するのかを明確にしないことには、必要となるデータの粒度（製品、組織、勘定）やタイミング、管理項目が明らかにならないため、システムに対する要求事項は導出できない。 よく、システムを選定する前に要求定義を行う期間を設けるが、それはシステムで何をしたいのかを明らかにするためである。この要求定義フェーズで目的を明確にし、それをまとめ上げ、RFP（提案依頼書）としてシステムベンダーに伝えるのである。 そこには、服にたとえるなら以下のようなことが書かれている。 こういった細かなことまであらかじめ明確にすることで、導入したけど使えないシステムや導入の途中で大きな齟齬が露見し大問題となることを回避できるのだ。 要件定義フェーズに時間と労力をかけるのはもったいないと感じるかもしれないが、システムは一旦導入したら数年間、場合によっては10数年間使い続けることとなる。 このため、目的にフィットした、不満の少ないものにするための重要なステップと捉え、長く着られる自分に合った服を選ぶように、時間と労力をかけることをお勧めしたい。 （了）
女性会計士の奮闘記 【第26話】 「聞いたことでも自分の糧に」 公認会計士・税理士 小長谷 敦子 ※画像をクリックすると、別ページでPDFファイルが開きます。 ◆ワンポントアドバイス◆ お客様にとって役に立つ情報であれば、研修で教わったことでも、理解を深め、自分のものにしてお客様に説明することが必要です。 もちろん自分自身が実際経験した話の方が、重みが増すことは言うまでもありません。 チャンスがあれば、自ら飛び込んで経験を重ね、説得力を高めていきましょう。 （了）
《速報解説》 平成27年度税制改正法案が公表 Profession Journal編集部 昨年12月30日に与党大綱がとりまとめられ本年１月14日に大綱が閣議決定された平成27年度税制改正について、このたび国税関係の税制改正法案「所得税法等の一部を改正する法律案」が、本日（２月18日）、財務省ホームページにおいて公表された。新旧対照表は未公表。 なお地方税関係の改正法案については総務省ホームページにおいて「地方税法等の一部を改正する法律案」として公表されている。新旧対照条文あり。 両法案は現在会期中の第189回通常国会（会期：平成27年１月26日～６月24日）において、３月末の成立を目指し審議されている。 なお、両法案共に「概要」によると、施行日は平成27年４月１日（原則） とされている。 （了）
《速報解説》 金融庁、「平成26年３月期有価証券報告書の法令改正関係審査の実施結果」を公表 ～退職給付に関する記載で４つの「適切でない事例」に注意～ 公認会計士 阿部 光成 Ⅰ はじめに 平成27年２月10日、金融庁は、次のものを公表した。 いずれも有価証券報告書の開示に関する重要な事項が記載されているので、注意が必要である。 本稿では上記②について解説する。 ①については、同時公開の下記拙稿を参照いただきたい。 なお、文中、意見に関する部分は、私見であることを申し添える。 Ⅱ 平成26年３月期有価証券報告書の法令改正関係審査 １ 審査対象会社 平成26年３月31日を決算日とする有価証券報告書の提出会社2,782 社のうち、以下のすべての要件に該当する2,245社のうち2,198社を対象として実施した。 平成26年３月31日を決算日とする連結財務諸表を作成している。 退職給付制度を採用している。 連結財務諸表を日本基準で作成している ２ 審査内容 退職給付に係る「科目表示」や「注記事項」等に関する記載 ３ 留意事項 （了）
《速報解説》 金融庁、「平成25年度有価証券報告書レビューの重点テーマ審査及び情報等活用審査の実施結果」を公表 ～企業結合等の「適切ではない事例」に注意～ 公認会計士 阿部 光成 Ⅰ はじめに 平成27年２月10日、金融庁は、次のものを公表した。 いずれも有価証券報告書の開示に関する重要な事項が記載されているので、注意が必要である。 本稿では上記①について解説する。 ②については、同時公開の下記拙稿を参照いただきたい。 なお、文中、意見に関する部分は、私見であることを申し添える。 Ⅱ 平成25年度有価証券報告書レビュー関係 １ 重点テーマ審査 次の事項について審査を行っている。 財務局等からの質問状には、次の観点も反映しているとのことである。 ２ 適切ではない事例 アンダーラインは、筆者が記入したものである。 （了）
《速報解説》 会社法やコーポレートガバナンス・コード（案）等の改正を受け、 JICPAが「社外役員候補としての公認会計士紹介制度」を公表 公認会計士 阿部 光成 Ⅰ はじめに 平成27年２月13日（掲載日）、日本公認会計士協会は、社外役員候補として、公認会計士を紹介する案内を掲載している。 これは、政府が予定している、民間企業における女性社外役員の登用促進を目的とする「はばたく女性人材バンク（仮称）」の創設にも応えるものとのことである。 Ⅱ 企業の担当者の皆様へ 申込方法については、所定の申込書をダウンロードし、必要事項を記入の上、現在事項全部証明書（発効後３ヶ月以内のもの）を添えて、郵送で申し込むこと、貴社のご希望に合致する公認会計士に、貴社が社外役員への登用を検討している旨を連絡することなど、７つのステップが記載されている。 「社外役員候補公認会計士紹介申込書（企業用）」には、「希望キャリアなど」を記載する欄もあるので、自社が必要とする社外役員の適性について、あらためて検討されてはいかがだろうか。 Ⅲ 会員（公認会計士）の皆様へ 社外役員への就任を検討している会員（公認会計士）向けに、「社外役員候補公認会計士名簿登載申込書（会員用）」が用意されている。 「政府その他公的機関の審議会等の委員歴」や「自己ＰＲ」を記載する欄があるので、社外役員への就任を希望する公認会計士の方は、利用されてはいかがだろうか。 （了）
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《速報解説》 パブコメを経て、改正会社法の法務省令が公布（2/6） ～コメント対応と改正内容を確認～ 公認会計士 阿部 光成 Ⅰ はじめに 平成27年２月６日付（官報号外第28号）で、会社法の改正に伴う会社更生法施行令及び会社法施行規則等の改正が公布された。これにより、平成26年11月25日に意見募集されていた改正案が確定することになる。 次のものが改正される。 以下では、会社法施行規則及び会社計算規則に関する部分について、改正案へ寄せられたコメント対応のポイント及び主な改正内容を述べる。 なお、文中、意見に関する部分は、私見であることを申し添える。 Ⅱ コメント対応のポイント １ 会社法施行規則関係 ２ 会社計算規則関係 Ⅲ 主な内容 １ 会社法施行規則関係 ２ 会社計算規則関係 Ⅲ 適用時期 平成27年５月１日から施行する。 ただし、経過措置が規定されているので、実際の適用に際しては注意が必要である。 （了）
2015年2月12日（木）AM10:30、 Profession Journal（プロフェッションジャーナル） No.106 が公開されました。 － ご 案 内 － Profession Journalの解説記事は毎週木曜日（AM10:30）に公開し、《速報解説》については随時公開します。
